Truy vết từng cuộn thép từ chứng từ nhà cung cấp tới giao hàng có ký nhận
Mỗi cuộn một bản ghi, chỉ nhập một lần. Đơn hàng qua kiểm tra tồn kho, tín dụng và giá trước khi xuất hàng, hóa đơn được chuyển sang phần mềm kế toán của doanh nghiệp ngay khi phát sinh, AI soạn nháp còn người được chỉ định phê duyệt.
Theo dõi theo mã hàng, không theo từng cuộn
Những chỗ doanh nghiệp kinh doanh thép mất độ chính xác giữa chứng từ, kho và sổ sách kế toán.
| Hôm nay | Với mỗi cuộn một bản ghi |
|---|---|
| Gõ tay từ chứng từDanh sách cuộn được gõ tay từ packing list và chứng chỉ nhà máy, rồi lại gõ vào báo cáo. | AI soạn nháp danh sách cuộn từ chứng từ nhà cung cấp, giữ nguồn của từng giá trị, và một người phê duyệt một lần. |
| Hai chủ hàng, một giá kệHàng của công ty và hàng giữ hộ khách hàng nằm chung giá kệ nhưng không chung sổ, dễ dẫn tới bán nhầm cuộn ký gửi và tính sai phí lưu kho. | Mỗi cuộn ghi rõ chủ sở hữu, vị trí và lịch sử, và phí lưu kho được tính dồn theo từng cuộn. |
| Kiểm tra tín dụng quá muộnKiểm tra tín dụng chỉ xét công nợ đã xuất hóa đơn, bỏ sót những đơn đã duyệt nhưng chưa xuất hóa đơn. | Đơn hàng được kiểm tra theo tồn kho, dư nợ tín dụng tính cả đơn chưa xuất hóa đơn và giá sàn, rồi chuyển tới đúng người phê duyệt. |
| Kế toán nhập hai lầnPhiếu nhập kho, hóa đơn và công nợ phải thu được nhập lại vào phần mềm kế toán, và khách hàng phải gọi điện hỏi tồn kho. | Bút toán được chuyển sang phần mềm kế toán của doanh nghiệp ngay khi phát sinh, và khách hàng xem tồn kho của mình trên ứng dụng. |
Cách hệ thống hoạt động
Chứng từ nhà cung cấp tạo bản ghi cuộn một lần; bán hàng, xuất kho và lập hóa đơn đều đọc từ đó.
- Mỗi cuộn là một bản ghi
- Từ chứng từ nhà cung cấp ra danh sách cuộn
- Nhận hàng bằng quét mã
- Từ đơn hàng qua kiểm tra tín dụng tới giao hàng
- Ứng dụng khách hàng và phí lưu kho
- Đồng bộ kế toán và hóa đơn điện tử
Minh họa. Các điểm đánh số tương ứng với tính năng chính bên dưới.
Tính năng chính
Sáu năng lực, mỗi năng lực ghi rõ trạng thái hiện nay.
Bảng điều khiển · điện thoại
Mỗi cuộn là một bản ghiĐang xây dựng
Mỗi cuộn có một bản ghi gồm chủ sở hữu, vị trí, lịch sử, tem và cuộn mẹ mà từ đó nó được xẻ hoặc cắt ra.
AI agent
Từ chứng từ nhà cung cấp ra danh sách cuộnĐang xây dựng
AI đọc packing list, chứng chỉ nhà máy và vận đơn, rồi soạn nháp danh sách cuộn kèm nguồn của từng giá trị. Chưa có gì được tạo cho tới khi một người phê duyệt.
Ứng dụng nhân viên · máy in tem
Nhận hàng bằng quét mãĐang xây dựng
Nhân viên quét hoặc chụp tem nhà máy, đối chiếu trọng lượng với chứng từ, in tem QR và mã vạch, rồi đưa cuộn vào vị trí lưu kho hoặc giao thẳng.
Bảng điều khiển · ứng dụng nhân viên
Từ đơn hàng qua kiểm tra tín dụng tới giao hàng
Đơn hàng qua kiểm tra tồn kho đúng quy cách, dư nợ tín dụng và giá sàn, tới đúng người phê duyệt và tạo chứng từ giao hàng. Phê duyệt trên điện thoại và cổng duyệt xuất hàng gồm mười điểm kiểm tra cho doanh nghiệp kinh doanh cuộn thép đang được phát triển.
Ứng dụng khách hàng
Ứng dụng khách hàng và phí lưu khoĐang xây dựng
Khách hàng gửi cuộn tại kho xem tồn kho, bảng kê phí hằng tháng và hóa đơn, và gửi yêu cầu xuất hàng hoặc gia công.
Tích hợp
Đồng bộ kế toán và hóa đơn điện tửĐang xây dựng
Phiếu nhập kho, chi phí, hóa đơn và công nợ phải thu được ghi sổ vào phần mềm kế toán doanh nghiệp đang dùng ngay khi phát sinh. Hóa đơn điện tử được phát hành qua API của nhà cung cấp, và bút toán lỗi được gửi lại.
AI soạn nháp, người được chỉ định phê duyệt
Agent không có quyền phê duyệt, và mỗi lần chạy đều ghi lại ai yêu cầu, với đầu vào gì và vì sao. Một việc chỉ được tự động hóa thêm sau khi độ chính xác đã được đo và doanh nghiệp đồng ý.
| AI agent | Chức năng | Người phê duyệt |
|---|---|---|
| Đọc chứng từ | Soạn nháp danh sách cuộn từ chứng từ nhà cung cấp và đọc ảnh tem kèm mức độ tin cậy. | Nhân viên nhập khẩu phê duyệt danh sách và xác nhận tem. |
| Tóm tắt trình duyệt | Tóm tắt tồn kho, dư nợ tín dụng và vị thế giá trước mỗi đề xuất bán hàng. | Trưởng phòng phê duyệt; giám đốc quyết định các trường hợp vượt hạn mức hoặc dưới giá sàn. |
| Trợ lý yêu cầu | Chuyển tin nhắn của khách hàng thành yêu cầu xuất hàng hoặc gia công dạng nháp. | Bộ phận kinh doanh xác nhận yêu cầu. |
Những gì doanh nghiệp đo lường
Mỗi doanh nghiệp tự ghi lại mức cơ sở của mình trước khi thí điểm bắt đầu.
- Thời gian từ chứng từ nhà cung cấp tới danh sách cuộn được duyệt
- Tỷ lệ trường do AI soạn nháp mà người dùng phải sửa
- Chênh lệch số cuộn khi nhận hàng và cuối tháng
- Số ngày từ hóa đơn tới khi ghi sổ kế toán
- Nợ quá hạn và số ngày thu tiền bình quân (DSO)
Cách bắt đầu
Mỗi bước kết thúc bằng quyết định về bước tiếp theo, đo so với mức cơ sở đã ghi từ đầu.
AI Readiness Assessment
Hai tuần khảo sát luồng cuộn thép, chủ hàng, tuyến phê duyệt và kết nối kế toán.
AI Pilot
Sáu tuần tại một kho: bản ghi cuộn, nhận hàng bằng quét mã và danh sách cuộn nháp trên lô hàng thật.
Mở rộng triển khai
Kiểm tra bán hàng và xuất hàng, ứng dụng khách hàng và đồng bộ kế toán ngay khi phát sinh.
Lên kế hoạch thí điểm ERP quản lý từng cuộn với MTK
Bắt đầu với một kho và đo thời gian từ chứng từ nhà cung cấp tới cuộn được duyệt.